オンライン会議が浸透して随分と経ちますが、未だに画面の操作などで説明を分かりづらくしている人が多くいるように思います。オンライン会議では、参加者が異なる環境で参加しているため、プレゼンなどは最も理解しやすい方法で行わなければいけないです。また、対面の会議とは異なり、ジェスチャー、指差しなどのボディランゲージが制約されているため、画面上のみでいかにうまく説明できるかが重要です。
本記事では、私が考えるオンライン会議でのプレゼンを伝わりやすくするためのマナーをご紹介したいと思います。いずれもすぐに実践できる内容ですが、意外とできていない人が多いです。
画面ではなくウィンドウを共有する
まず、プレゼンテーションを行う際に資料の共有を行うと思いますが、画面ではなく、ウィンドウを共有しましょう。
TeamsやZoomなどどのようなオンライン会議のツールにも画面を共有する方法とウィンドウを共有する方法があると思います。
画面共有は、あなたが今見ている画面がそのまま共有されます。一方でウィンドウ共有は、PowerPointやブラウザなどの共有したい1つのウィンドウのみを共有します。
意外と画面共有を使用している人が多いと思いますが、これには次のような弊害があります。
- 機密情報などが漏洩するリスクがある
画面共有で社内の機密情報や他のクライアントの情報などが - 他の情報に目が移ってしまう
説明したい資料以外に聞き手の目線が移ってしまい、説明に集中することができない - 裏でメモを取ったりできない
メモ帳やOnenoteなどでメモを取ろうとしても、画面が移動してしまうため、メモを取れない
なので、基本的にはウィンドウ共有を使用することを推奨します。
PowerPointはスライドショーで表示する
これも意外とできていない人が多いです。なぜか多くの人はPowerPointの操作画面を表示して説明を行います。
下図を見ていただければ分かりますが、操作画面とスライドショーでは資料の大きさがかなり違います。スライドショーの方が見やすいというのは一目瞭然かと思います。
なので、基本的にはPowerPointはスライドショーを用いて説明することを推奨します。
また、例えば、スライドの全体像を示したい場合も、スライドショー上の左下にカーソルを持っていって、下図をクリックすれば、すべてのスライドがサムネイルで表示されます。このようにすれば、操作画面でなくともスライドの全体像を示すことができます。
レーザーポインターを使う
また、PowerPoint関連ですが、スライドショーでレーザーポインターを使用するとより説明が分かりやすくなります。
対面の会議とは違って、実際に画面上に指をさして説明している個所を示すということができません。なので、今どこで説明しているかはレーザーポインターで示すと良いと思います。
PowerPointのスライドショー画面で右クリックをすると下図のようにポインターオプションが表示されるので、「レーザーポインター」を選択します。
すると下図のように赤いレーザーポインターが表示されるので、聞き手に見てほしい部分にポインターを合わせて説明します。
注意すべき点としては、レーザーポインターの動きが激しいと逆に気が散ってしまうので、ゆっくりと必要な個所にポインターを合わせることを意識しましょう。
画面サイズがやや大きめに
次に画面のサイズです。これはExcelやブラウザを示す場合に多いのですが、あなたが見ている画面サイズと他の参加者が見ている画面サイズはかなり違うということを意識しましょう。
例えば、あなたがモニターなどを使って大画面で見ているサイズと他の参加者がノートPCの画面で見ているサイズは、下図のような差がある場合もあります。
あなたがモニター見ているサイズ
他の参加者がノートPCで見ているサイズ
なので、説明を開始する前に、他の参加者に資料が見やすい大きさで表示できているかを確認しましょう。また、予め少し大きめのサイズで表示しておくことを意識しましょう。
移動・切り替えはゆっくり
最後にページの移動・資料の切り替えは気持ちゆっくり目に行いましょう。
オンライン会議は他の参加者の反応が見づらいという点があります。なので、説明をきちんと理解しているかを確認することができないです。そのため、ページをどんどん進めていき、他の参加者を置いてけぼりにしているという場面が結構あります。
また、対面の場合とオンラインの場合では、若干オンラインの方が資料などの理解の速度が遅いように感じます。なので、いつも以上にゆっくりとページの移動・資料の切り替えを行い、他の参加者の理解を促すことが重要になります。
1ページ説明するたびに、次のページに進んでよいか確認しても良いと思います。
まとめ
以上、オンライン会議でのプレゼンを伝わりやすくするためのマナーをご紹介しました。決して難しい内容ではありませんが、これらを意識するだけで伝わりやすさは格段に向上すると思います。是非実践してみてください。
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