仕事の中で多くの方がプレゼン資料を作成する機会があるかと思いますが、意外と時間がかかり大変な思いをされた方もいると思います。ショートカットキーを上手く活用することで時間を短縮すると同時に、面倒な作業のストレスを軽減することができます。
本記事では、コンサルの私がよく使用しますが、意外と知られていないショートカットを紹介したいと思います。
ドラッグを用いた図形のコピー「Ctrl + ドラッグ」
図形をコピーする際には「Ctrl + C」を使用するのが一般的ですが、これでは図形が思い通りの場所にコピーされないという問題があります。
この問題を解決するショートカットが「Ctrl + ドラッグ」です。図形を選択し、Ctrlキーを押しながら、任意の場所にドラッグすることで図形をコピーすることができます。図形を整列させたい場合は「Ctrl + Shift + ドラッグ」で上下左右に真っすぐに移動させることができます。
書式のコピー「Ctrl + Shift + C」&書式の貼り付け「Ctrl + Shift + V」
図形の色、文字の色・大きさなどを揃えたい場合、書式のコピー「Ctrl + Shift + C」&書式の貼り付け「Ctrl + Shift + V」が便利です。書式をコピーしたい図形を選択し「Ctrl + Shift + C」でコピー、その書式を適用したい図形を選択し「Ctrl + Shift + V」で貼り付けができます。
図形のグループ化「Ctrl + G」
複数の図形をまとめて移動したり、コピーしたい場合は、図形のグループ化「Ctrl + G」でまとめておくと便利です。グループ化を解除したい場合は、「Ctrl + Shift + G」で解除することができます。
新しいスライドの挿入「Ctrl + M」
プレゼン資料でたくさんのスライドを作成する場合は、新しいスライドの挿入を頻繁に使用すると思います。また、会議の中でクライアントや上長から新しいスライドを追加するように指示を受けることがあります。そのような場合にクイックにスライドを挿入するショートカットが「Ctrl + M」です。現在のページと同じレイアウトのスライドが次のページに新しく追加されます。
現在のページからスライドショーの開始「Shift + F5」
プレゼン資料作成の過程で資料の出来映えを確認するため、スライドショーモードを使用することがあると思います。スライドの最初からではなく現在のページのスライドショーモードを表示するショートカットが「Shit + F5」です。
図形の拡大・縮小「Ctrl + Shift + 方向キー」
図形の大きさを調整する場合はマウスを使ってもできますが、微調整したい場合にはキー操作での調整が適しています。「Ctrl + Shift + 方向キー」を使うことで図形の拡大・縮小を行うことができます。方向キーごとの各図形の操作は次の通りです。
図形を横に拡大「Ctrl + Shift + →」
図形を横に縮小「Ctrl + Shift + ←」
図形を縦に拡大「Ctrl + Shift + ↑」
図形を縦に縮小「Ctrl + Shift + ↓」
文字の拡大・縮小「Ctrl + Shift + > or <」
文字の大きさを大きくしたり、小さくしたりすることもキー操作で行うことができます。任意のテキストボックスを選択し、「Ctrl + Shift + > or <」でそのボックスの文字の拡大・縮小ができます。
文字の拡大「Ctrl + Shift + >」（>：日本語キーボードで「る」のキー）
文字の拡大「Ctrl + Shift + <」（<：日本語キーボードで「ね」のキー）
図形の角度変更「Alt + 方向キー ← or →」
矢印図形などを使用する場合、少し角度を調整したいことがあります。マウス操作でも角度の調整はできますが、手間がかかってしまいます。任意の図形を選択し、「Alt + 方向キー ← or →」で図形の角度を調整することができます。
図形を左回転「Alt + ←」
図形を右回転「Alt + →」
まとめ
以上が私がプレゼン資料作成でよく使うショートカットです。1つ1つは小さな時間短縮ですが、繰り返し使用し積み重ねることで大きな作業時間の削減につながると思います。
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