Excelのデータを整理し、分かりやすくするにはデータツール機能が有用です。このデータツールはショートカットキーでも使うことができます。
「デキる社員の100のコンピテンシー」では、マインドセットとスキルセットに分けて、どのような時代、どのような場所においても通用するコンピテンシーを紹介しています。
マインドセットでは、仕事に対する考え方や信念、価値観などの、思考や行動の基盤となる心の持ち方を解説しています。また、スキルセットについては、仕事を遂行するために必要な能力・技術を解説しています。
Alt ＋ Shift + →：行・列をグループ化する
Alt ＋ Shift + →
行や列をグループ化することで、その行や列のデータをまとめて非表示にすることができます。
たとえば、以下のExcelデータのF・G列をグループ化します。F・G列のセルを選択した状態で、「Alt ＋ Shift + →」キーを押します。
そうすると以下のように、グループ化の画面が表示されるので、「列」を選択します。「R」キーを押すと行のグループ化、「C」キーを押すと列のグループ化を行うことができます。
「OK」をクリックすると、以下のようにF・G列がグループ化されました。
Alt ＋ Shift + ←：行・列のグループ化を解除する
Alt ＋ Shift + ←
行・列のグループ化を解除したい場合は、その行・列のセルを選択し、「Alt ＋ Shift + ←」キーを押します。
F・G列のグループ化を解除したいので、F・G列のセルを選択した状態で、「Alt ＋ Shift + ←」キーを押します。
そうすると以下のように、グループ化の解除の画面が表示されるので、「列」を選択します。「R」キーを押すと行のグループ化の解除、「C」キーを押すと列のグループ化の解除を行うことができます。
「OK」をクリックすると、以下のようにF・G列がグループ化が解除されました。
Alt ⇒ A ⇒ H：グループを折りたたむ
Alt ⇒ A ⇒ H
グループ化した行・列を折りたたんで非表示にするには、グループ化されている行・列のセルを選択し、「Alt ⇒ A ⇒ H」の順でキーを押します。
F・G列のグループを折りたたみたい場合、F・G列のセルを選択し、「Alt ⇒ A ⇒ H」の順でキーを押します。
そうすると以下のように、グループ化されている列が折りたたまれ、F・G列が非表示となりました。
Alt ⇒ A ⇒ J：グループを展開する
Alt ⇒ A ⇒ J
折りたたまれたグループを展開するには、隣接するセルを選択した状態で、「Alt ⇒ A ⇒ J」の順でキーを押します。
グループ化されたF・G列を展開したい場合は、H列のセルにカーソルを合わせ、「Alt ⇒ A ⇒ J」の順でキーを押します。
そうすると以下のように、F・G列のグループが展開され、データが表示されました。
Alt ⇒ A ⇒ M：データの重複を削除する
Alt ⇒ A ⇒ M
リストから重複するデータを削除し、一意のリストを作成するには、リストを選択した状態で、「Alt ⇒ A ⇒ M」の順でキーを押します。
以下のように、重複を削除したいリストを選択し、「Alt ⇒ A ⇒ M」の順でキーを押します。
重複を削除したい列を選択し、「OK」をクリックします。
そうすると以下のように、重複するデータが削除されました。
Alt ⇒ A ⇒ V ⇒ V：データの入力規則を設定する
Alt ⇒ A ⇒ V ⇒ V
セル内に入力するデータをプルダウンリストにしたり、入力できるデータを制限するには、データの入力規則を設定します。データの入力規則の設定画面は、「Alt ⇒ A ⇒ V ⇒ V」の順でキーを押して開くことができます。
入力規則を設定したいセルを選択し、「Alt ⇒ A ⇒ V ⇒ V」の順でキーを押します。
データの入力規則の設定画面が表示されるので、任意のものを設定します。
データの入力規則の設定方法は下記記事も参考にしてみてください。
「デキる社員の100のコンピテンシー」では、マインドセットとスキルセットに分けて、どのような時代、どのような場所においても通用するコンピテンシーを紹介しています。
マインドセットでは、仕事に対する考え方や信念、価値観などの、思考や行動の基盤となる心の持ち方を解説しています。また、スキルセットについては、仕事を遂行するために必要な能力・技術を解説しています。
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