Excelの意外に使われていない機能としてテーブル機能があります。以下では、表をテーブルに変換する4つのメリットを紹介します。
テーブルへの変換方法
テーブルに変換したいデータのどこかにカーソルを合わせた状態で、「Ctrl+T」を押せば自動的に範囲を選択してくれます。この際、空白行や空白列があると選択範囲が途切れてしまうので、手動で範囲を選択するようにします。
「OK」を押せば、テーブルに変換されます。一見すると普通の表ですが、様々なメリットがあります。
表をテーブルに変換する4つのメリット
デザイン設定が楽
まず、テーブルに変換したデータはデザイン設定が非常に楽になります。テーブルを選択した状態で、テーブルデザインタブのテーブルスタイルを展開します。
そうすると、様々なテーブルスタイルが表示されます。
クリックすれば、簡単にデザインを変更することができます。
また、テーブルデザインタブの「テーブルスタイルのオプション」で「集計行」にチェックを入れれば、一番下に行が作成され、数値データを合計した値が表示されます。
「最初の列」にチェックを入れれば、A列のデータが太字で強調されます。
このようにテーブルに変換することで、表のデザインを柔軟に変更することができます。
スライサーを使った効率的なフィルタリング
テーブルでは、スライサーという機能を使用することができます。スライサーでは、データの絞り込みを効率的に行うことができます。
テーブルデザインタブから「スライサーの挿入」をクリックします。
「スライサーの挿入」ウィンドウが表示されるので、フィルタリングを行いたい項目を選択します。
「OK」を押すと、それぞれの項目のデータがボタンで表示されます。
ボタンをクリックすれば、該当のデータで絞り込むことができます。
「複数選択」をクリックすれば、複数のデータで絞り込むことができます。
通常の表のフィルターメニューからデータを選択するよりも効率的にフィルタリングができます。
数式がわかりやすくなる
テーブルに変換することで、数式がわかりやすくなるというメリットがあります。
まず、より数式をわかりやすくするため、テーブルの名前を変更しておきます。標準では「テーブル○」という名前がついていますが、任意の名前に変更することができます。
ここでは、「注文データ」という名前を付けます。
たとえば、売上合計を算出するためSUM関数を挿入し、「購入金額」のデータを選択します。そうすると、以下のような数式が表示されます。「注文データ」テーブルの「購入金額」列を選択していることを意味します。
=SUM(注文データ[購入金額])
また、COUNTIF関数を使って「埼玉県在住の顧客数」を集計する場合は、数式は以下のようになります。
=COUNTIF(注文データ[所在地],”埼玉県”)
SUMIF関数を使って「会社員の購入金額合計」を集計する場合は、数式は以下のようになります。
=SUMIF(注文データ[職業],”会社員”,注文データ[購入金額])
テーブル名と列数が数式に表示されるので、数式の意味がわかりやすくなります。
データの範囲が自動的に拡張される
テーブルに変換すると、データを下に追加すれば、自動的に範囲が自動的に拡張されます。
追加したデータには自動的にテーブルが適用され、テーブルを参照している数式の計算結果も自動的に更新されます。
また、テーブルの範囲を参照しているグラフもデータが自動的に追加されます。
下にデータを追加すると、グラフにも反映されます。
このように表をテーブルに変換することで、様々なメリットがあります。
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