【Excel】TIME関数を用いたタイムスケジュールの作成

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会議でのタイムスケジュール作成

会議やミーティングなどでは、議題ごとの時間を設定することで、スムーズに進行することができます。タイムスケジュールは下図のようにExcelで作成すれば、時刻を自動的に計算してくれるので便利です。

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スケジュールの枠組みの作成

まずはスケジュールを入力するための枠組みを作成します。下図のように会議の時間、議題ごとの時間を入力するための表を作成します。赤枠の部分が時刻を入力する部分で、青枠の部分が関数で自動的に計算される部分となります。

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必要情報を入力

まずは、会議の開始時刻・終了時刻、各議題の所要時間を入力します。開始時刻、終了時刻はTIME関数を用いて入力します。1時30分の場合、「TIME(1,30,0)」となります。

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終了時刻を計算する関数を入力

次に終了時刻を計算する関数を入力します。セルF5に終了時刻=開始時刻+所要時間となる関数を入力します。今回は所要時間(セルG5)が入力されていない場合も考慮して、IF関数で場合分けをします。所要時間が入力されていれば、開始時刻+所要時間で終了時刻を計算します。

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開始時刻を計算する関数を入力

次に開始時刻を計算する関数を入力します。開始時刻は1番目の議題の場合は、会議の開始時刻、2番目以降はその前の議題の終了時刻となります。1番目の開始時刻はセルD2から取得し、2番目以降はF列のセルから取得していきます。

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コピー&表示形式の変更

D5、F5に入力した数式を下までコピーし、表示形式を「XX時XX分」に変更して完成です。

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所要時間の調整

最後の議題の終了時刻が会議の終了時刻と整合しない場合は、所要時間を調整します。実際の会議では時間を押すことが多いので、予め早めに終了するタイムスケジュールを組むのも良いと思います。

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他の会議への転用

今回作成したタイムスケジュールは他の会議でも容易に転用することができます。会議の開始時刻・終了時刻・議題と所要時間を変更すれば、他の会議でも使用可能です。少しでも効率的に作業を進めるためには、どんどん転用していくことがコツです。

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