この記事では、Excelで基本的なガントチャートの作り方を紹介します。ガントチャートとは、タスクの開始日と終了日を視覚的に表現するツールです。ガントチャートはプロジェクトの進捗を把握したり、タスクの依存関係を明らかにするのに役立ちます。
以下では、開始日と終了日に応じて自動的に塗りつぶされるガントチャートの作成を行います。また、土日祝日をグレーアウトする方法も併せて紹介します。
開始日・終了日に応じて自動で塗りつぶされるガントチャートの作り方
タスクの記載
まずガントチャートの項目を記載していきます。基本的には、タスク、担当者、開始日、終了日、ステータスを項目として記載します。タスクは大分類、小分類に分けても良いと思います。その他、必要な項目は適宜追加します。
項目が記載できれば、それらの内容を埋めていきます。罫線の追加は手間がかかるので、後でまとめて行います。
日付・曜日の追加
ある程度内容を記載したら、ガントチャートの日付を追加していきます。
日付はSEQUENCE関数を使って入力していきます。指定した範囲の連続した数値を生成することができます。ここでは、記載した開始日と終了日を活用してプロジェクト全体の日付を生成したいと思います。
=SEQUENCE(1,E14-D4+1,D4)
1つ目の引数で「1」行の数列を生成することを指定します。2つ目の引数では、生成する日付の数を指定します。ここでは、一番最後のタスクの終了日と一番最初のタスクの開始日の差分に1を加えた数の日付を生成します。3つ目の引数で開始日を指定します。ここでは、一番上でのタスクの開始日を指定します。
そうすると、プロジェクト開始日から終了日までの日付が生成されます。書式を特に設定していない場合は、日付のシリアル値が表示されます。
なお、オートフィルで日付を入力しても問題ありませんが、日付は必ず日付データとして入力するようにしてください。単なる数値や文字列で入力すると、ガントチャートの塗りつぶしができません。
日付は「日」の数字だけを表示させるようにします。日付全体を選択し、「Ctrl+1」でセルの書式設定を開きます。表示形式でユーザー定義を選択し、「d」と入力します。
そうすると日だけが表示されるようになります。
日付の列幅はちょうど日付が見えるくらいに狭めます。
次に日付の下に曜日を入れていきます。ここではTEXT関数を使って曜日を表示させます。
=TEXT(G2,”aaa”)
一つ目の引数には日付を選択し、表示形式にダブルクオーテーションで囲み「aaa」と入力します。
そうすると日付に対応する曜日が表示されます。
この数式をすべての日付の下にコピーします。
次に日付の上に月も入れていきます。各月の最初の日の上にTEXT関数で月を入れていきます。
=TEXT(G2,”m”)
一つ目の引数には日付を指定し、表示形式にダブルクォーテーションで囲み「m」と入力します。そうすると、1月の「1」が表示されます。2月、3月も同じように各月の最初の日の上にTEXT関数で月の数字を表示させます。
自動的に塗りつぶされる設定
次に開始日と終了日に合わせてガントチャートのバーが自動的に塗りつぶされるように設定していきます。ガントチャート全体を選択し、ホームタブから条件付き書式の新しいルールをクリックします。
数式を使用して書式設定を選択し、以下のように数式を入力します。
=AND(G$2>=$D4,G$2<=$E4)
「G$2>=$D4」はガントチャート上部に記載されている日付が開始日以上であること、「G$2<=$E4」は日付が終了日以下であることを条件としています。これで、開始日と終了日の間にあるセルを塗りつぶすことができます。この際、日付は行方向を固定、開始日と終了日は列方向を固定する複合参照で参照するようにしてください。
次に書式を設定していきます。書式は任意のものを設定いただければと思います。ここでは、青色の塗りつぶしを設定します。
これで「OK」を押すと、開始日と終了日に応じてガントチャートのバーが塗りつぶされます。
罫線の設定
次に罫線などの体裁を整えてます。ガントチャート全体を選択し、Ctrl+1でセルの書式設定を開きます。罫線で外枠と内側の罫線を追加し、格子状に罫線を引いていきます。
横の罫線が少しくどいので、タスクの小分類を分ける罫線は破線にします。一番上のタスク大分類に含まれる3つのタスクを選択し、再びCtrl+1でセルの書式設定を開きます。罫線で、横の罫線を破線に設定します。
そうすると、小分類のタスクを区切る罫線は破線になりました。
同じように下の大分類の罫線にも適用します。ここで同じ作業を繰り返すのは面倒なので、直前の作業を繰り返すF4キーを活用します。該当範囲を選択し、F4キーを押します。
そうすると、先ほどと同じように小分類のタスクを区切る罫線は破線になりました。
次に上の項目の体裁を整えていきます。項目全体を選択し、太字で中央揃えにします。
タスクは大分類と小分類にまたがって表示されるようにするため、書式設定で選択範囲で中央にします。
同じように月の行も選択範囲で中央に設定して日付全体にまたがるようにします。ここでもF4キーを押して繰り返すことで、効率的に設定することができます。
次に、タスク、担当者、開始日、終了日、ステータスの項目には横罫線はいらないので、削除します。項目にも任意の色を設定します。
次にタスクの大分類の下の横罫線は不要なので、削除していきます。タスクの列幅も調整します。
ステータス欄の設定
ステータスの欄は入力規則を定めておくと表記ゆれを防ぐことができます。データタブから「データの入力規則」をクリックします。
「入力値の種類」には「リスト」を選択し、「元の値」にステータスの種類を記載したセルを選択します。ここでは、完了、進行中、未対応とだけ入力できるように設定しておきます。
そうすると、ステータスをドロップダウンリストから選択できるようになります。
これで基本的なガントチャートを作成することができます。
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